دنیای امروز دنیای اطلاعات و مدیریت بهینه آنها می‌باشد. با توجه به اینکه نتیجه فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شوند و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند و همچنین حاوی اطلاعات و مستندات گرانبهایی هستند که در تعالی هدف یا اهداف سازمان نقش مهمی دارند و یکی از ابزار مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌شوند، لذا لازم است روندی جهت نگهداری، تسهیل در دسترسی و استفاده از این اسناد و مدارک اتخاذ گردد. بدون تردید در هر سازمان نگهداری و بهره‌برداری از اسناد و مدارک بستگی به استقرار نظام صحیح آرشیو اسناد و به ویژه اجرای دقیق آن دارد. در این بین، وجود یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک موجب عدم تراکم پرونده‌ها، تسریع در مراحل انجام کار، جلوگیری از دوباره‌کاری‌ها و در نتیجه عدم اختلال در گردش مکاتبات و اجرای صحیح وظایف مربوط به آن سازمان می‌گردد. از طرف دیگر افزایش مداوم حجم اسناد و مدارک در سازمانها که با رشد جمعیت، توسعه فعالیت‌های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و فرهنگی همراه است و منجر به تهیه سوابق اداری می‌گردد، ارتباط مستقیم داشته و بنابراین استفاده از روشهایی که با موازین علمی منطق باشد و بتواند تقلیل هزینه و سهولت مراجعه به آنها را فراهم سازد، امری ضروری و اجتناب‌ناپذیر است. در این راستا شرکت آب منطقه ای البرز اقدام به برگزاری مناقصه ای با موضوع ساماندهی و مدیریت فیزیکی و الکترونیکی پرونده های منابع آب اقدام نمود. جهت انجام این پروژه نیاز به تهیه روش اجرایی می باشد که در ادامه گزارش پیشرفت پروژه مذکور آورده شده است. دنیای امروز دنیای اطلاعات و مدیریت بهینه آنها می‌باشد. با توجه به اینکه نتیجه فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شوند و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند و همچنین حاوی اطلاعات و مستندات گرانبهایی هستند که در تعالی هدف یا اهداف سازمان نقش مهمی دارند و یکی از ابزار مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌شوند، لذا لازم است روندی جهت نگهداری، تسهیل در دسترسی و استفاده از این اسناد و مدارک اتخاذ گردد. بدون تردید در هر سازمان نگهداری و بهره‌برداری از اسناد و مدارک بستگی به استقرار نظام صحیح آرشیو اسناد و به ویژه اجرای دقیق آن دارد. در این بین، وجود یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک موجب عدم تراکم پرونده‌ها، تسریع در مراحل انجام کار، جلوگیری از دوباره‌کاری‌ها و در نتیجه عدم اختلال در گردش مکاتبات و اجرای صحیح وظایف مربوط به آن سازمان می‌گردد. از طرف دیگر افزایش مداوم حجم اسناد و مدارک در سازمانها که با رشد جمعیت، توسعه فعالیت‌های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و فرهنگی همراه است و منجر به تهیه سوابق اداری می‌گردد، ارتباط مستقیم داشته و بنابراین استفاده از روشهایی که با موازین علمی منطق باشد و بتواند تقلیل هزینه و سهولت مراجعه به آنها را فراهم سازد، امری ضروری و اجتناب‌ناپذیر است. در این راستا شرکت آب منطقه ای البرز اقدام به برگزاری مناقصه ای با موضوع ساماندهی و مدیریت فیزیکی و الکترونیکی پرونده های منابع آب اقدام نمود. جهت انجام این پروژه نیاز به تهیه روش اجرایی می باشد که در ادامه گزارش پیشرفت پروژه مذکور آورده شده است.
